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La gestione del tempo e l’orario di lavoro: produttività e organizzazione
Produttività e organizzazione. Nel secondo approfondimento sull’argomento, parliamo della gestione del tempo e dell’orario di lavoro. Nel primo approfondimento ci siamo occupati di produttività e modelli di organizzazione del lavoro
TEMPO, ORARIO E LAVORO
La gestione del tempo di lavoro ha una grande influenza sulla produttività e rappresenta un aspetto fondamentale dell’organizzazione del lavoro, strettamente collegata a efficienza, efficacia, benessere personale, lavorativo e organizzativo.
Affrontiamo il problema da due angolazioni, solo in apparenza distinte. Come possiamo migliorare la produttività eliminando i fattori che ci fanno perdere tempo e in che modo la flessibilità dell’orario di lavoro e le conseguenze sulla vita del lavoratore possono influire positivamente sulla produttività.
GESTIONE DEL TEMPO DI LAVORO: COSA CI FA PERDERE TEMPO?
Supponiamo che tu abbia sete. Sei sul divano e devi bere. Ti alzi. Sulla strada verso la cucina ti accorgi che hai dimenticato un libro aperto sul tavolo, lo prendi e lo sistemi in libreria. Quando sei lì ti accorgi che non hai mandato una mail e torni indietro, accendi il computer e la spedisci. Mentre stai tornando in cucina squilla il telefono, la chiamata è lunga, ti siedi di nuovo in poltrona. Quando riagganci ti lasci prendere da qualcosa che passa in televisione e a un certo punto ti accorgi che hai sete, molta. E che quella era la tua priorità.
Quante volte, sostituendo gli esempi con altri del lavoro quotidiano, ti sei trovato nella stessa situazione?
Gestire il proprio tempo significa fare le cose importanti, non quante più cose possibili.
Se analizziamo gli aspetti che, nella maggior parte dei casi, ci fanno perdere tempo, potremmo scoprire molte cose interessanti. Lavori fatti male (non solo da noi) e da rifare, tempo speso per attività quasi inutili o impiegato a compiere attività che stanno già svolgendo altri, tempo che perdiamo a inseguire le collecitazioni altrui.
Si tratta di:
• problemi di organizzazione, scarsa o errata comunicazione, collaborazione
• mancanza di disciplina
• tendenza a non delegare, non saper dire di no, a rinviare
• obiettivi e priorità non definiti o poco chiari
Le priorità sono l’aspetto più importante da tenere in considerazione. Non definire con chiarezza quali sono i nostri obiettivi e il grado di importanza del lavoro quotidiano finisce per incentivare o creare la tendenza all’indecisione. In una situazione di assenza di priorità e con obiettivi incerti diventa molto semplice, ad esempio, rinviare – anche sine die – le attività che non gradiamo o i problemi più spinosi da risolvere. Una sindrome da polvere sotto il tappeto destinata a creare difficoltà crescenti nel tempo e, alla lunga, problemi ancora più difficili da risolvere.
Analizzando l’esperienza aziendale è facile scoprire che non tutti clienti sono uguali.
In generale vale la regola del 20/80, il 20% dei clienti genera circa l’80% del fatturato. Il 20% delle attività lavorative produce l’80% del risultato. Un dato che mette nel conto la differenza di valore fra i clienti e richiede di organizzare la nostra vita lavorativa tenendo conto di quella differenza di valore.
Per farlo occorre cominciare a suddividere le attività seguendo principi di urgenza e importanza, in una sorta di matrice quadrata, dalle attività urgenti e importanti (crisi, progetti a scadenza) a quelle non urgenti e non importanti (attività di routine, parte delle email e delle telefonate).
Attraverso questo schema diventa più chiaro che, fatto salve le vere emergenze, il valore aggiunto di produttività è costituito dalle attività importanti, ma non urgenti, quelle in cui serve più equilibrio e una buona capacità di guardare avanti, per prevenire i problemi e non doverli affrontare quando è tardi. Per simmetria, eliminate le attività non urgenti nè importanti, la quantità massima di perdita di tempo si colloca fra le attività urgenti, ma non importanti. Spesso e volentieri sono le priorità di altri o le urgenze di chi è convinto di essere anche importante.
Lavorare sulle attività importanti, ma non urgenti è il modo migliore per limitare il tempo da passare fra le attività a cui dobbiamo reagire per forza di cose, più prontamente.
L’approccio, quindi, deve tenere conto di:
• pianificazione del tempo
• capacità di risolvere e affrontare problemi cronici e situazioni sempre rimandate
• miglioramento di relazioni e collaborazioni
FLESSIBILITA’ DELL’ORARIO
L’orario di lavoro si può modificare in due direzioni precise.
Dal punto di vista del datore di lavoro si tratta di adattare il tempo lavoro del dipendente alle esigenze della produzione e dell’attività economica. Dal punto di vista del lavoratore, invece, la flessibilitò d’orario consente di organizzare il tempo in funzione delle proprie esigenze famigliari o personali. È evidente che la situazione ideale consente di realizzare le aspettative di entrambi i lati del tavolo, ottimizzando la produttività e consentendo al lavoratore di mantenere e migliorare la propria qualità di vita e del lavoro.
Analizzando politiche e accordi sulla flessibilità del lavoro già messe in atto in aziende di Paesi dell’area UE si evidenziano situazioni diverse in cui intervengono parecchi fattori, fra cui il prodotto realizzato e la componente di genere all’interno dell’aziende. Là dove, ad esempio nella produzione automobilistica, i turni di lavoro sono collettivi, l’apporto del lavoratore nell’organizzazione dell’orario è per forza di cose limitato, mentre è importante per la scelta del turno di riposo. In aziende in cui le lavoratrici sono maggioranza, invece, si dà maggiore importanza alla flessibilità di orario, per consentire una migliore gestione della vita famigliare e personale.
Proprio la grande varietà di situazioni e i rapporti molto diversi fra dirigenza (da cui discendono quasi sempre le proposte di flessibilità dell’orario) e manodopera rendono difficile valutare in maniera diretta gli effetti sulla produttività degli accordi messi in campo, ma è indubbio che il rapporto fra orario di lavoro, condizioni di lavoro e motivazione sia un fattore importante nella crescita della produttività.
Proprio in questa ottica, si possono ottenere risultati:
• con un buon dialogo fra le parti (lavoratori e azienda) nella scelta dei sistemi di organizzazione e orario di lavoro
• coinvolgendo tutti i lavoratori, senza distinzioni di età, genere, mansioni, livello di occupazione.
Nella terza e ultima parte del nostro viaggio all’interno del rapporto fra organizzazione del lavoro e produttività, ci occuperemo di fiducia, relazioni interpersonali e benessere nell’ambiente di lavoro.
Le altre parti dell’approfondimento su produttività e organizzazione:
1. La produttività e i nuovi modelli di organizzazione del lavoro
